１．実はマイナンバーを紙で保管する方法はお勧め
マイナンバーについては、収集保管サービス等、現在クラウドサービスの営業が盛んに行われています。
営業マンから、
「マイナンバーを自社で保管していたら危険ですよね？でも、ご安心ください！是非当社で預かって保管しますよ！」
といわれると、「そうかなあ。。。」という気になり、マイナンバーの収集・保管サービスに申し込んでいる企業様も多いのではないでしょうか。
確かに、営業マンの言うこともあながち嘘ではありません。実際、私も、当初はそのように考えていました。
しかしながら、日々マイナンバー法、特定個人情報ガイドラインをよく読むと、あることがわかりました。
実は、マイナンバーについては、実は、紙で保管するほうが随分楽なんです。
このように言うと、
「いやいや、それは従業員が１０名未満の小規模な事務所でしょ？大企業はクラウドサービスは必須でしょ？」
という声が聞こえてきそうです。
確かに、企業規模が大きいところは、大きなシステムを使っていることが多いですから、給与計算ソフト等と連動したクラウドサービスが便利なのも事実です。
しかしながら、これは企業規模が大きいとマイナンバーを紙で保管するのは無理、という話ではありません。
実際、一部上場企業の有名企業の日立はクラウドサービスではなく、自社社員のマイナンバーの取得につき、郵送したマイナンバー関連の書式を保管する方式を採用したそうです。
ですから、何も大企業だからといって必ずしもマイナンバーの収集・保管サービスを利用しなくても、「上手にマイナンバーを紙で収集・保管する仕組み」をつくれば、必ずしも高額なクラウドサービスに申し込む必要はないのです。
では、その「上手にマイナンバーを紙で収集・保管する仕組み」とは何でしょうか？
これは、「マイナンバーの収集、保管、利用に関する業務フローや社内規定の上手な作成」と「社内研修による業務方法の周知、徹底」に尽きます。
マイナンバー法、特定個人情報保護ガイドラインをしっかりと読み込み、その要求事項に沿って業務フローや社内規定の作成を行い、さらに社内研修をしっかり行えば、「マイナンバーを紙で収集し、保管することは十分に可能です。
一番危険なのは、「マイナンバー対策＝マイナンバー収集・保管サービスに申し込むこと」と思い込んでしまうことです。
こうなると、サービスに申し込んでマイナンバー対策を終えた気になってしまい、肝心の「人」に対する対策がおろそかになってしまい、一気に漏洩のリスクは高まってしまいます。
２．当事務所のサービス
当事務所では、「紙でのマイナンバー収集・保管を行いたい」とお考えの企業様に対し、訪問コンサルティングおよび対応のためのキット販売を行っております。
どうぞお気軽にご利用ください。
（サービス内容･費用（税別）
１．マイナンバー「紙で保管」セット：２９８０円
マイナンバーを紙で保管するためのキットです。最低限の書式のみのダウンロード販売です。
（キットに含まれる内容）
１．キットの使用マニュアル
２．個人番号台帳（個人番号の収集、保管、廃棄等の利用履歴を残します）
３．個人番号取得依頼書（※番号の取得の目的、利用内容等を明らかにする必要があります）
４．委任状（※従業員が第3号被保険者の代理人となる場合、個人番号提供の委任状が必要です）
→ご購入はこちら
ダウンロードしてプリントアウトしていただき、封筒やクリアファイル等をご用意いただくだけで最低限のマイナンバー対策を完了させます。
（※目安として従業員10名様未満の小規模な家族経営の会社、個人事業主様向けのキットです。ある程度の規模以上の企業様はマイナンバー対応あんしんパックCD-ROMをご購入ください。）
２．マイナンバー対応あんしんパックCD-ROM：４万９８００円
・マイナンバー対策のための社内規程集のCD-ROMです。６０種類以上の書式を収録していますので、マイナンバー対策に必要な書式はほぼ網羅しています。
また、今なら１年分のメールサポートもついていますので、安心です。
３．マイナンバー対応コンサルティングパック：３０万円～
・御社に訪問して、マイナンバー対策を徹底的にサポートします。対策が完了するまで、サービスは継続します。
マイナンバーを紙で収集・保管したい方のご相談は・・・
TEL:０６－６３７５－２３１３
フロンティア総合国際法務事務所 まで！
